Semenjak bergulirnya masa reformasi di Indonesia, seluruh kegiatan pemerintahan mengalami transformasi yang dikenal dengan nama reformasi birokrasi. Salah satu program reformasi adalah penerapan electronic government (e-government) di lingkungan perkantoran pemerintah. Akselerasi penerapan reformasi birokrasi di pemerintahan dapat dipercepat dengan implementasi e-government, dikarenakan pemanfaatan Information Communication Technology (ICT) akan membuat administrasi perkantoran semakin efektif dan efisien.
Dalam upaya mewujudkan e-government, pemerintah Indonesia telah mencanangkan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) pada tanggal 17 Agustus 2016 yang diatur dalam Peraturan Kelapa Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2017 Tentang Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip. Gerakan tersebut memiliki tiga pilar sebagai tujuan utama yaitu membangun kesadaran pentingnya mengelola arsip, membangun penyelenggaraan tertib arsip dan menyelamatkan arsip di seluruh kementrian atau lembaga.
Dalam e-government dikenal sebuah layanan untuk mendukung kegiatan perkantoran khususnya administrasi dengan nama e-perkantoran (e-office). Electronic dalam e-office dapat berarti bahwa semua pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi perkantoran dikerjakan secara elektronis dan menggunakan bantuan alat komunikasi dan sistem informasi. Dengan perkembangan teknologi telekomunikasi saat ini, jaringan broadband berkecepatan tinggi, dan internet, maka perkantoran telah menjadi elektronis secara elektronik.
INGIN DIBUATKAN TUGAS SEPERTI INI? ATAU TUGAS-TUGAS LAINNYA?
SILAHKAN HUBUNGI TEAM GERAIJASA DI WA 0821-3805-4433
E-office di Indonesia saat ini lebih banyak digunakan oleh kalangan swasta. Untuk kalangan pemerintahan, e-office belum terlalu dikenal dan dikembangkan pemanfaatannya. Selama ini proses administrasi surat-menyurat di perkantoran Indonesia masih ada yang menginputkan data surat masuk, surat keluar maupun dokumen yang diarsipkan dengan menggunakan cara manual yaitu dengan menulis atau mencatat ke dalam sebuah buku besar sebagai media penyimpanan. Dengan banyaknya jumlah surat masuk dan keluar, maka pencatatan serta pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga. Kelemahan dari sistem yang manual ini adalah data tersebut tidak dapat tersimpan dengan baik karena mudah sobek dan dikhawatirkan data yang ada sebelumnya hilang, buku yang dipakai mudah rusak karena hampir setiap hari dipakai untuk menginput data-data tersebut belum lagi apabila ada tulisan yang salah sehingga pegawai harus men-type-x data tersebut dan membuat buku tersebut tampak kotor. Bahkan ada beberapa surat yang tidak tersampaikan secara langsung oleh penerima surat tersebut karena kurangnya informasi. Dengan adanya aplikasi e-office serta adanya fitur disposisi surat masuk, akan membantu dan memudahkan bagian staf informasi dan pegawai lain dalam melakukan pemrosesan serta pengelolaan dokumen pada kantor.
Penggunaan website dalam menyampaikan informasi sangatlah membantu dan bermanfaat bagi pemerintahan. Penyampaian informasi dengan website tidak membutuhkan waktu yang lama dan dapat dilakukan darimana saja tidak dibatasi oleh tempat, waktu dan biaya. Proses mendapatkan informasi dari website juga lebih up to date. Informasi yang ditampilkan dan disajikan dapat dengan mudah diterima oleh para pegawai atau staf yang bekerja, tanpa harus memerlukan waktu yang lama untuk mendapatkan informasi berupa surat masuk, surat keluar maupun dokumen yang akan diarsipkan.
Seperti halnya kantor pemerintahan di Indonesia dimana masih ada pegawai yang menggunakan sistem administrasi perkantoran manual. Sistem ini membutuhkan persediaan alat tulis kantor yang cukup banyak, terutama penggunaan kertas. Sistem ini juga membutuhkan waktu dan tenaga dalam proses pendistribusian dokumen. Masalah lainnya dalam sistem manual adalah penyimpanan dan pencarian dokumen. Penyimpanan dokumen membutuhkan banyak ruangan di kantor yang menjadikan ruangan kantor menjadi semakin sempit dan berantakan. Dalam hal pencarian dokumen pun akan semakin sulit apabila dokumen tersebut tidak disimpan dengan teratur. Banyaknya surat masuk, surat keluar dan dokumen yang diarsipkan menjadi kendala atau masalah bagi pemerintahan. Dalam hal pembuatan laporan tentang surat masuk, surat keluar masih belum maksimal penanganannya dikarenakan pencatatan tentang surat masuk dan keluar masih belum teratur, laporan yang seharusnya di serahkan kepada pimpinan setiap bulan selalu terjadi keterlambatan dalam proses ini.
INGIN DIBUATKAN TUGAS SEPERTI INI? ATAU TUGAS-TUGAS LAINNYA?
SILAHKAN HUBUNGI TEAM GERAIJASA DI WA 0821-3805-4433
Pemerintahan harus teliti dan serius dalam melaksanakan pengelolaan dan pemrosesan berupa surat masuk, surat keluar dan dokumen yang diarsipkan serta pendistribusian surat setiap hari. Hal ini dipergunakan untuk mempermudah pekerjaan di instansi pemerintahan. Keamanan akan data surat masuk, surat keluar dan yang akan diarsipkan masih belum ditangani dengan maksimal karena hal tersebut rentang akan bahaya berupa data yang rusak diakibatkan lama penyimpanan sehingga kertas akan lapuk, tinta semakin pudar, terbakar, kesalahan penulisan dalam pencatatan disetiap proses tentang surat-menyurat dan arsip yang akan disimpan. Arsip merupakan alat bantu untuk mengingat segala keperluan instansi pemerintahan baik untuk keperluan administrasi maupun kepentingan pembuktian yang otentik dari data tersebut.
Lalu mengapa E-office? Layanan e-office memberikan kemudahan bagi instansi dalam melakukan pengelolaan persuratan. E-office adalah suatu sistem yang berhubungan dengan administrasi, secara maya memusatkan komponen-komponen sebuah organisasi dimana data, informasi, dan komunikasi dibuat melalui media telekomunikasi. Sistem aplikasi e-office dapat digunakan untuk membantu pengguna mencatat proses dan pengelolaan dokumen khususnya dalam hal surat masuk, surat keluar dan dokumen yang diarsipkan, serta dapat melakukan penyampaian surat atau disposisi surat secara online.
Pekerjaan kantor yang selama beberapa dekade dilakukan secara manual dapat berubah menjadi elektronik. Dalam kantor elektronik, pegawai mempunyai akses untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan di dalam file computer miliknya atau milik orang lain karena komputer saling terkoneksi. E-office merupakan software dan digunakan untuk mengatur pola pekerjaan yang sudah atau akan dilakukan oleh pegawai, menyimpan dan mengontrol konten-konten yang ada di dalam suatu organisasi secara elektronik.
INGIN DIBUATKAN TUGAS SEPERTI INI? ATAU TUGAS-TUGAS LAINNYA?
SILAHKAN HUBUNGI TEAM GERAIJASA DI WA 0821-3805-4433
Dalam contoh di atas, pengguna harus login dengan memasukkan username dan password untuk mengakses data yang dibutuhkan dalam e-office. Sehingga dengan penerapan sistem e-office ini maka memudahkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara elektronik, meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan surat menyurat dan pelayanan publik, mempercepat pengelolaan Tata Naskah Dinas secara Elektronik dan mewujudkan birokrasi modern yang efektif dan efisien di Instansi Pemerintah
E-office melambangkan semua aspek positif dari dunia digital modern yang mengatur aliran informasi. E-office mengotomatiskan dan menyederhanakan semua proses di lingkungan perkantoran pemerintah untuk sepenuhnya mengoptimalkan produktivitas. E-office memungkinkan pengguna untuk membuat dan mengelola dokumen elektronik yang dapat dilihat, dicari, dan dibagikan. E-office juga mampu melacak versi yang berbeda yang dimodifikasi oleh pengguna yang berbeda melalui riwayat pelacakan. E-office juga berisi alur kerja yang dinamis untuk menyimpan dokumen dalam berbagai tahap.
Pemanfaatan aplikasi e-office terbukti dapat membantu dalam mempercepat proses di lingkungan perkantoran pemerintah. Setelah mengetahui berbagai manfaat dari aplikasi e-office seperti yang telah dikemukakan di atas, apakah Anda berminat menggunakannya dalam upaya mensukseskan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip?